Klachtenregeling boerderij Daalhoeve

Vastgesteld op 18 september 2019 door het Stichtingsbestuur Stichting Daalhoeve

Deze klachtenregeling is door het bestuur van de Stichting Daalhoeve vastgesteld met het doel ervoor te zorgen dat conflicten en ongewenst gedrag binnen de boerderij niet escaleren. Bovendien moet deze regeling ervoor zorgen dat eventuele klachten over conflicten en ongewenst gedrag, van iedereen die op Boerderij Daalhoeve actief is, op een goede, eerlijke en duidelijke manier behandeld worden.

Maar eerst dit:

Stap 0: Praten!

Meestal helpt het om erover te praten als je je niet prettig voelt. Bij Boerderij Daalhoeve streven wij ernaar om problemen op te lossen door er samen over te praten. Daarvoor zijn er bij ons allerlei mogelijkheden.

-          Het beste is altijd als je er uit kunt komen door er samen over te praten. Vertel degene die je vervelend benadert wat je niet bevalt. Als de ander weet dat je zijn of haar gedrag niet prettig vindt, dan kan die zich aanpassen. Maar dat samen praten lukt niet altijd, of misschien doe je het ook liever niet.

-          Dan kun je altijd met de bedrijfsleiding praten. Zij kunnen dan samen met jou besluiten wat er kan gebeuren om de zaak op te lossen.

-          Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je er wel over wil praten, maar liever niet met de bedrijfsleiding. In dat geval mag je altijd contact opnemen met de vertrouwenspersoon ….  Zij is beschikbaar om samen met jou te bekijken wat er in jouw situatie het beste kan gebeuren. Zij kan ook meedenken over wat de mogelijkheden zijn als je er met praten niet uit kan komen.

Het streven is dus om problemen op te lossen door er samen over te praten. Maar wij weten ook heel goed dat praten niet altijd de oplossing biedt.

Als je er met praten niet uitkomt, of je wil dat er maatregelen genomen worden, dan kun je een formele klacht indienen.

Wanneer zo’n klacht wordt ingediend, gaan wij zorgvuldig onderzoeken wat er aan de hand is en proberen wij een oplossing te vinden die recht doet aan alle betrokkenen. Om ervoor te zorgen dat dat zorgvuldig en onpartijdig gebeur, heeft het bestuur een klachtenprocedure opgesteld en een onafhankelijke klachtencommissie ingesteld. Die gaat dus in wanneer een formele klacht wordt ingediend.

Stap 1: Een formele klacht indienen.

-      Het eerste aanspreekpunt voor het indienen van een klacht is de bedrijfsleiding.

-      Wil je je klacht liever niet bij de bedrijfsleiding melden (bijvoorbeeld omdat een van hen zelf betrokken is), dan kun je direct naar het bestuur stappen. Neem daarvoor contact op met de voorzitter of de secretaris. Ook bij het bestuur kun je mondeling of schriftelijk terecht.

-      Tenslotte, als je er niet uitkomt, schakel dan de vertrouwenspersoon in. Die helpt je bij het indienen en afhandelen van je klacht.

-      Gegevens:

o  Voorzitter: Loen Schroeders / 06-14287689 / lschroeders@hetnet.nl

o  Secretaris: Albert Hoenjet / 06-49766299 / alberthoenjet@ziggo.nl

o  Vertrouwenspersoon: Mieke Verhooren /06-28155571 / miekeverhooren@home.nl

Stap 2: De klacht wordt onderzocht.

-      De bedrijfsleiding (of het bestuur) zullen zorgvuldig onderzoeken wat er aan de hand is. Daarvoor praten zij met alle betrokken en schakelen (als het nodig is) deskundigen van buiten in om de situatie goed te kunnen beoordelen. Dat onderzoek kost tijd, afhankelijk van hoe ingewikkeld de kwestie is. De bedrijfsleiding zal proberen aan het begin aan te geven hoe lang zij denken dat het onderzoek zal duren.

Op basis van het onderzoek zullen zij een oplossing voorstellen.

-      Als de bedrijfsleiding er niet uitkomt, of als zij de zaak te belangrijk vinden om zelf een besluit te nemen,  leggen zij de zaak voor aan het bestuur. Het bestuur neemt dan een besluit over de oplossing. Wanneer de zaak aan het bestuur moet worden voorgelegd, dan duurt het onderzoek enkele weken langer.

Stap 3: Instemmen met de oplossing.

-      Natuurlijk zal de bedrijfsleiding de voorgestelde oplossing eerst met de klager bespreken, want die heeft de klacht ingediend. De bedrijfsleiding zal goed uitleggen welke oplossing zij zien en waarom zij denken dat dat de beste oplossing is. Als het goed is, dan is de klager het met de gevonden oplossing eens. Dan worden de afspraken uitgevoerd en is de kwestie uit de wereld!

-      Als je als klager het echt niet met de oplossing eens bent, hoef je er niet mee akkoord te gaan. Dan kun je de kwestie (opnieuw)voorleggen aan het bestuur.  Neem daarvoor dan contact op met de voorzitter of de secretaris. Net als in stap 1 mag dat mondeling of schriftelijk.

-      En net als in stap 1 moet je overwegen om de vertrouwenspersoon in te schakelen om je te helpen. Omdat de kwestie nu toch wel ernstig wordt, is het wel belangrijk dat je iemand hebt die met je meedenkt.

Stap 4: De klacht wordt opnieuw onderzocht.

-      Het bestuur bekijkt of de bedrijfsleiding het onderzoek goed heeft uitgevoerd, vraagt misschien nog meer informatie en maakt een afweging van de mogelijke oplossingen en de gevolgen daarvan.  Reken erop dat het onderzoek door het bestuur vier tot zes weken in beslag neemt.

-      Om er zeker van te zijn dat alle consequenties en mogelijkheden goed zijn bekeken kan het bestuur advies vragen aan deskundigen van buiten de organisatie.

-      Vervolgens neemt het bestuur (eventueel op advies van de klachtencommissie) een besluit. Dat kan dezelfde oplossing zijn als in stap 2 of een aanpassing daarvan.

Stap 5: Instemmen met de (nieuwe) oplossing.

-      Het bestuur bespreekt het besluit eerst met de klager. Zij zullen goed uitleggen waarom ze tot het besluit gekomen zijn en waarom zij denken dat dit in dit geval het beste besluit is. Als het goed is, ben je het dan met het besluit eens. Dan worden de afspraken uitgevoerd en is de kwestie uit de wereld.

-      Als je het dan toch echt niet met het besluit van het bestuur eens bent, hoef je niet akkoord te gaan met de oplossing. In het uiterste geval kun je de klacht voorleggen aan de onafhankelijke klachtencommissie. Het bestuur informeert je over hoe je de klachtencommissie kunt bereiken.

-      Als het nodig is om naar de klachtencommissie te stappen, is de zaak behoorlijk uit de hand aan het lopen. Zorg dan in elk geval dat je er niet alleen voorstaat, maar een vertrouwenspersoon hebt, die je kan helpen. Daarvoor mag je altijd de vertrouwenspersoon van de Boerderij inschakelen. Die staat aan jouw kant.

Stap 6: De Klachtencommissie

-      De onafhankelijke externe klachtencommissie start dan een nieuw onderzoek, bestudeert alle gegevens die inmiddels op tafel zijn gekomen. Dat onderzoek zal opnieuw 4 tot 6 weken in beslag nemen. Op basis van het eigen onderzoek doet de onafhankelijke externe klachtencommissie een uitspraak over het besluit dat het bestuur moet nemen.

-      Die uitspraak is een zwaarwegend advies aan het bestuur. Je mag ervan uitgaan dat het bestuur die uitspraak zal volgen.

Uitzondering bij stap 5 en 6:

-      In zeer gevoelige of zeer ingewikkelde kwesties kan het bestuur in stap 5 besluiten om het onderzoek over te dragen aan de onafhankelijke externe klachtencommissie. Daarmee gaat dan meteen stap 6 in.

-      Als het bestuur besluit om de zaak in handen te geven van de onafhankelijke externe klachtencommissie word je daarvan op de hoogte gesteld.

Stap 7: Einde klachtenprocedure.

-      De uitspraak van de onafhankelijke klachtencommissie, en het besluit dat het bestuur naar aanleiding daarvan neemt, is voor de Stichting Daalhoeve het einde van de klachtenprocedure.